Dagboek van een stakeholdertraject - deel 5

Uitrol mvo-projecten

Sinds de Switch Mvo Summit op 27 oktober 2015 zat het bedrijf niet stil. De zes mvo-projecten die de denkdag met medewerkers, klanten en leveranciers voortbracht, gingen de maanden erna van de flipchart naar de designfase. Zo had Carl Praet, HR-directeur bij Switch, het achteraf ook voorspeld:

“We wilden het niet bij mooie plannen op papier houden. We stelden middelen en tijd beschikbaar aan onze medewerkers om een structuur uit te werken. Hierover hebben we duidelijke afspraken gemaakt. De projectverantwoordelijken en hun team kregen voldoende vrijheid.

Goede tussentijdse communicatie was wel noodzakelijk. Alle projecten zijn bijvoorbeeld te volgen in Evernote (productiviteitsapp, nvdr.). Vanaf het begin deelden onze medewerkers er tal van interessante links op. Het zette veel in gang. We vonden het helemaal oké om de ideeën verder te laten groeien van beneden uit.”

“Wat voldoende vrijheid inhoudt? We moesten een balans zoeken tussen waar ze hun eigen beslissingen zouden nemen en wanneer ze iets moesten vragen. Het was een aandachtspunt. Het kwam erop aan om op de juiste momenten te communiceren met de directie. Wanneer afwijken van de plannen? Welk budget is er nodig? Moeten we iets voorstellen? Wie betrekken we bij het project? Enzovoort.”

Switch vond de oplossing in het opzetten van een ‘task force’. Medewerkers die deel wilden uitmaken van dit team, kwamen maandelijks samen.

“Zij sturen de projectgroepen verder aan. Ze fungeren ook als het doorgeefluik naar de directie. Het helpt ook dat onze CEO en ikzelf mee deel uitmaken van de task force. Het toont dat ons engagement groot is. En het heeft zijn voordelen naar besluitvorming.”

Eerste verwezenlijkingen mvo-projecten

SwitchFactor
Projectleider: Jesse Provoost

“Wij hebben intussen beslist dat onze aanpak zal liggen in het creëren van een sociaal platform waarop elke Switch-medewerker zichzelf kan ontplooien en gelijkgestemden kan vinden. Momenteel zit ons project in de tweede testfase, waarbij we een mogelijke tool testen met ongeveer een veertigtal collega’s. De reacties zijn overwegend positief op het concept en de gekozen oplossing (sociaal intranet), maar over de keuze van het sofwarepakket zijn we nog in beraad.”

“De eerste bevindingen? Dat er veel beschikbaar is op het internet qua software, maar een sociaal intranet duidelijk nog een gat in de markt is. Maar ook dat er nood is aan een manier om “niet-werkgerelateerd” te communiceren met collega’s, zonder dat je daarvoor toevlucht moet zoeken tot bijvoorbeeld Facebook. Ook het aspect dat we actief willen inzetten op talent, is moeilijk te vinden in de bestaande softwarepakketten.”

Over wat de toekomst brengt: “Hopelijk een live implementatie vanaf september/oktober voor alle Switch-medewerkers, zodat we actief kunnen werken aan het ontdekken van ieders talent en er ook iets mee doen. Enkele voorbeelden zijn hobbyfotografen aanspreken om Switch-reclamecampagnes in beeld te brengen, fervente fietsers of wandelaars activeren om samen er eens op uit te trekken, elkaar beter te leren kennen doorheen het jaar en niet enkel op de tweejaarlijkse groepsactiviteiten, …”

SwitchFit
Projectleider: Dieter Ceulemans

“Alvorens we van start zijn gegaan, waren de belangrijkste punten: Bewustwording, Voeding, Beweging. Vanaf dat moment kozen we voor bepaalde projecten, zijnde:

• Fruit @ Work: elke Switch-vestiging krijgt elke twee weken een fruitmand
• Healthy Monday: in onze vestiging op de Noorderlaan zorgen we voor een gezonde lunch met verse groenten, afkomstig van een bioboerderij.
• Energylab: bij Switch hebben wij enkele Heroes gekozen die worden begeleid door Energylab, dit met focus op de Havenrun.
• Antwerp Ten Miles: met enkele collega's hebben wij de Antwerp ten Miles gelopen.”

“De reacties? Die zijn zeer positief en ze vinden het goed dat Switch deze projecten (gezond eten,... ) ook naar de werkvloer brengt. Ook de resultaten zijn zeer positief. Er wordt vaak fruit gegeten. Doordat we mensen aansturen om bijvoorbeeld vaker de trap te nemen in plaats van de lift, zien we meer beweging.”

“De toekomst zal nog meer van deze projecten brengen en/of een uitbreiding hiervan. Hoe we dit concreet gaan invullen, is nog niet duidelijk.”

SwitchOff
Projectleider: Juan Señorans

“Met het Switchoff-team trachten we collega’s bewust(er) te maken om met energie(verbruik) om te gaan. We plaatsten op het intranet een enquête en polsten naar het gedrag van collega’s en of ze bewust met energie bezig zijn.  Uit de enquête bleek dat 80 procent van de ondervraagde privé wél bezig is met energiebesparende maatregelen, maar op de firma is hier maar 40 procent mee bezig.  Daarnaast is 70 procent wel bereid om hieraan iets te doen.

We zouden graag zien dat het cijfer zowel in de privé-sfeer als op het werk gelijk wordt gebracht, zijnde minstens 80 procent. Op het intranet hebben we daarom enkele maatregelen geplaatst die ons helpen om het energieverbruik naar beneden te halen, wat ook handig is in de privésfeer.”

“Daarnaast hebben we in onze winkel op de Oude Vaartplaats een “smappee” geplaatst.  Dit is een apparaat dat ons helpt om het energieverbruik van elk toestel/systeem te meten. Door het verbruik van elk toestel te kennen, kunnen we ernaar streven om in de toekomst het verbruik te laten dalen.  Helpt de smappee ons hierbij, willen we het toestel in elke vestiging plaatsen.”

“Er is in elke vestiging ook een “energie-ambassadeur” - op vrijwillige basis - aangeduid die er op toekijkt dat collega's energiebewuster werken. Het doel is om mensen er attent op te maken en zeker niet verplichtend te gaan werken. Ons doel is om tegen volgend jaar 10 procent energie te besparen en om het geld dat we hierna “verdienen” in andere mvo-projecten te stoppen.”