ToolBoxers versterken non-profit organisaties met hun expertise

Marie, Ella, Simon, Lore, Sarah, Jorn, Jasper, Caline, Elien, Elias, Bram, Lauranne en Thias gingen naar dezelfde school voor buitengewoon onderwijs, waar ze hechte vrienden werden. Toen hun schooljaren erop zaten, stonden hun moeders en vaders voor een dilemma: voor plaatsen in de bestaande zorgvoorzieningen waren er sowieso al lange wachtlijsten, laat staan dat de vriendengroep samen kon blijven. In 2014 maakten de ouders van de nood een deugd en richtten ze HONK vzw op om zelf dagactiviteiten te organiseren. Vandaag wonen de HONKers samen in het HONKhuis in Leuven en is de vzw uitgegroeid tot een kleine onderneming met vast personeel, vrijwilligers, externe zorgkundigen ...

De ouders hebben de droom van hun kinderen vervuld – en werden wijd en zijd met lof overladen – maar nu zijn ze ook bestuurder, eigenaar, manager en personeelsverantwoordelijke. Zoals veel ondernemers hebben ze behoefte aan coaching en managementexpertise, maar hun vzw heeft het budget niet om consultants in te schakelen. Een andere vzw, ToolBox uit Brussel, kwam met een oplossing op maat.

Els Janssens, coördinator Vlaanderen bij ToolBox: “Wij verbinden maatschappelijk gedreven organisaties met experts uit de bedrijfswereld die hen op vrijwillige basis ondersteunen. Veel vzw’s starten vanuit het engagement van één of enkele mensen. Als het goed loopt, en vooral als ze een bijzonder waardevolle bijdrage leveren, breidt de werking uit. Want je wilt natuurlijk zoveel mogelijk mensen helpen. Maar al snel ontstaat een complexe organisatie die professionele managementvaardigheden vereist. Opeens heb je een communicatiestrategie nodig, een personeelsbeleid, een financieel dashboard … Het soort bedrijfsexpertise dat bijzonder waardevol is voor vzw’s, maar die ze niet zomaar in huis kunnen halen. Bij ToolBox beschikken we over een netwerk van ongeveer 250 experts uit verschillende sectoren die elk jaar 130 vzw’s uit heel België bij zulke uitdagingen begeleiden.”

Hoe verloopt zo’n begeleiding?

Caroline Thijssen, voorzitter van de raad van bestuur van ToolBox: “We werken met verschillende formules, die variëren van individuele coaching voor de leider van een organisatie tot collectieve workshops voor verschillende vzw’s. Ons hoofdaanbod heet Travel: dan begeleidt een duo van ToolBoxers een vzw 6 tot 18 maanden lang. We matchen de vraag van de vzw met de juiste profielen en stellen telkens complementaire duo’s samen. Voor HONK waren dat bijvoorbeeld een proces- en changemanager en iemand met een sterk profiel in marketing en communicatie.”

“We hebben ook de Social Challenge: dan werken we samen met een specifiek bedrijf dat het programma wil aanbieden aan zijn medewerkers. Een groep van 4 tot 6 mensen helpt daarbij een vzw gedurende een intensief traject van 4 maanden, tijdens hun werkuren. Onlangs hebben verschillende teams van high potentials van BNP Paribas Fortis zich gebogen over het businessplan van een aantal vzw’s.”

“Die formules kun je zien als een vertrekpunt, waar we op maat van de vzw van kunnen afwijken. Als tijdens een Travel-traject bijvoorbeeld een nieuwe behoefte duidelijk wordt, zetten we een vervolgtraject op poten of voegen we een expert toe aan het project.”

Welke organisaties komen in aanmerking om met ToolBox samen te werken?

Thijssen: “De belangrijkste voorwaarde is dat het gaat over vzw’s of coöperatieven met een duidelijk maatschappelijk doel. De domeinen waarin ze actief zijn variëren: er zijn organisaties uit de zorgsector, jeugdwerking, milieubescherming, enzovoort. Daarnaast richten we ons op organisaties van een bepaalde grootte, ergens tussen de 1 en 30 voltijdse medewerkers. Enerzijds willen we vooral starters en organisaties met beperkte middelen helpen, anderzijds vraagt een ToolBox-traject wel een investering van tijd en toewijding. Voor organisaties die alleen uit vrijwilligers bestaan, is dat vaak moeilijk. Door op die middenklasse te mikken, proberen we onze middelen in te zetten waar ze het meest nodig en nuttig zijn.”

“We starten een traject ook altijd met een gesprek: een organisatie moet bereid zijn om naar zichzelf te kijken, om aan organisatieontwikkeling te doen en daarbij een externe blik toe te laten.”

“Ons aanbod rust op vijf pijlers: goed bestuur, missie en visie, efficiëntie, leiderschap, en financiering. Die komen overeen met de expertisedomeinen van onze ToolBoxers en met veelvoorkomende vragen bij de doelgroep. Veel vzw’s hebben bijvoorbeeld moeite om de opvolging van hun oprichter te verzekeren, of om een robuust verdienmodel uit te bouwen. Ze kunnen ook bij ons terecht met vragen over digitalisering, communicatiestrategie, bemiddeling enzovoort. In onze jaarverslagen, die beschikbaar zijn op toolbox.be, vind je een uitgebreide lijst en een reeks voorbeelden van trajecten.”

Hoe ervaren de ToolBoxers een traject bij een vzw?

Janssens: “ToolBox wil bruggen bouwen tussen de privésector en de non-profitsector, twee werelden die nog te weinig met elkaar in contact komen. Uit de reacties van onze ToolBoxers blijkt dat zij daar zelf óók baat bij hebben. Ze verlaten hun comfortzone, en vertellen ons achteraf dat die ervaring hun mindset heeft veranderd: ze zijn alerter voor maatschappelijke uitdagingen en denken inclusiever. Vaak is het voor hen een soort leiderschapstraject in het veld. Een aantal bedrijven die met ons aan de Social Challenges samenwerken, betrekken er doelbewust hun high potentials bij, of medewerkers die nieuwe impulsen willen krijgen.”

Hoe ondersteunen jullie de ToolBoxers?

Janssens: “Ons model is behoorlijk uniek, en daarom geven we beginnende ToolBoxers een soort toolkit mee om ons DNA en onze aanpak te leren kennen. Wanneer iemand voor het eerst in een traject stapt, koppelen we die ToolBoxer ook altijd aan een ervaren rot.”

“Tijdens het proces verzekeren wij coördinatie. We doen de opstart met de drie partijen, waarbij wij als coördinator  de link leggen tussen de vzw en de ToolBoxers. Daarna kan er coaching bij komen als de vrijwilliger daarom vraagt. Ik blijf in contact met beide partijen maar kom alleen nog tussenbeide wanneer het echt nodig is.”

“We leggen de ToolBoxers geen methodologie op; we willen dat ze vertrekken vanuit hun eigen expertise. Het is wel belangrijk dat ze de juiste rol spelen. De bedoeling is dat ze als klankbord en adviseur optreden, niet dat ze zelf actief worden in de vzw. Geduld en een open houding zijn aanbevolen. Als buitenstaander kan een ToolBoxer het zich permitteren om bepaalde dingen te zeggen, maar je kunt er niet aan beginnen met het idee: ik zal hier weleens dicteren hoe het moet! Nee, de beste resultaten bereik je in interactie, door samen te reflecteren.”

Tot slot: hoe kijkt ToolBox naar de toekomst?

Thijssen: “Door de introductie van de CSRD en de dubbele materialiteit is er nu momentum in de bedrijfswereld. Bedrijven besteden meer aandacht aan hun impact op de samenleving en dus zoeken ze toenadering tot non-profits. Aan de ene kant heb je veel organisaties en stichtingen die al financiële steun aan projecten geven en nog een stap verder willen gaan. Aan de andere kant heb je zo veel mooie initiatieven van burgers, bijvoorbeeld rond de korte keten, jeugdzorg of milieu: veel van die organisaties zijn klaar voor een nieuwe, grote stap, maar komen nog handen en kennis tekort. ToolBox wil mensen van beide kanten samenbrengen, omdat we elke dag zien hoe verrijkend dat voor iedereen is.”

“Met andere woorden: als er een ToolBoxer in jou schuilt, neem contact met ons op! En als je vzw’s kent die structurele versterking nodig hebben, zeker ook!”