CSRD-Kompas: de CSRD voor kmo’s – het proactieve rapport

Het is duidelijk dat de nieuwe Europese regelgeving rond duurzaamheidsrapportering ook een impact zal hebben op kmo’s. Maar hoe kan je als kmo die evolutie aangrijpen om de extra werklast binnen de perken te houden en de voordelen ten volle te benutten? Dat soort vragen belandt geregeld op het bureau van Katelijne Norga, CEO en oprichter van Pantarein, een consultancybedrijf met een exclusieve focus op CSRD en ESG.

Norga: “Doordat we bij Pantarein veel grote bedrijven ondersteunen in hun CSRD-verplichting, hebben we een goed zicht op de vereisten die ze opleggen aan kmo’s die voor hen als supplier of onderaannemer optreden. Omgekeerd kloppen ook de wat grotere kmo’s bij ons aan, de trigger daarvoor is vaak de vragen die ze van hun grote klanten of potentiële investeerders krijgen. Om te anticiperen op al die vragenlijsten, willen deze bedrijven zelf een rapport maken waar al die informatie snel terug te vinden is.”

“Ons advies is altijd om een rapport minstens in de geest van de CSRD op te stellen, door bv. sowieso een dubbele materialiteitsanalyse uit te voeren. Naast vragen voor begeleiding bij zo’n materialiteitsanalyse, een ESG-roadmap of een rapport, vragen bedrijven ons ook om een code of conduct op te stellen voor hun personeel of leveranciers, omdat ze bijvoorbeeld een Ecovadis-assessment lieten uitvoeren waarin dat als ‘gap’ geïdentificeerd werd. Maar evengoed zijn er bedrijven die net onder de threshold van de CSRD vallen, die de oefening om strategische redenen willen maken. Zij zien de opportuniteit om hun businessmodel door te lichten en om proactief met hun duurzaamheidsstrategie naar buiten te komen. Zo maken ze hun strategische ambities duidelijk aan hun medewerkers en stakeholders. Dat is precies wat de CSRD wil bereiken.”

Waar moeten kmo’s rekening mee houden als ze aan rapportering willen beginnen?

Norga: “We gaan altijd samen op zoek naar een manier om een rapport te maken dat de geest van de CSRD volgt, maar dan wel afgestemd op de noden en mogelijkheden van onze klant. We focussen daarbij op de KPI’s die hun grote klanten vaak van hen nodig hebben, denk aan hun CO2-voetafdruk en -reductieplan, hoe ze omgaan met leveranciers in hun waardeketen enzovoort. De komende jaren zullen die vragen nog uitbreiden, want grote bedrijven hebben enkele jaren uitstel gekregen om de metrics uit hun waardeketen te rapporteren. We kijken ook altijd naar de eigenheid van het bedrijf, want we willen hun authentieke verhaal ook echt laten leven in zo’n rapport. Alleen dan kan het een instrument voor transformatie worden.”

Hoe verschilt de aanpak van Pantarein tussen de grotere en kleinere kmo’s?

Norga: “Grotere kmo’s – bedrijven die net onder de threshold van 50 miljoen jaaromzet vallen - adviseren we bijna altijd om een duurzaamheidsrapport met al de elementen van een CSRD-rapport op te stellen, maar dan op hun maat. Voor de materialiteitsanalyse organiseren we bv. een workshop met het management. Vooraf hebben wij een algemene lijst gemaakt van thema’s en IRO’s (impacts, risico’s en opportuniteiten) die voor het bedrijf materieel kunnen zijn. Dat doen we op basis van deskresearch, interne interviews en een benchmark waarbij we kijken wat gelijkaardige spelers in de markt doen.”

“Tijdens de workshop maken we samen een selectie van relevante IROs. Vervolgens betrekken we ook de stakeholders: we vragen hen welke IRO’s belangrijk zijn voor het bedrijf. De schaal van die bevraging kunnen we aanpassen aan de middelen. In plaats van een vragenlijst te combineren met interviews, kiezen we één van beide en bevragen we een kleinere groep stakeholders. De eigenlijke scoring of materialiteitsmeting voeren we eerder semi-kwantitatief uit, zonder de criteria zoals scope, schaal, waarschijnlijkheid … apart te scoren.”

“Op basis van die bevraging selecteren we samen met het management de materiële thema’s. van daaruit doen we suggesties om thema’s te clusteren, zodat de strategie duidelijke speerpunten heeft. In de volgende stap formuleren we samen strategische targets en KPI’s voor die speerpuntdomeinen. Zo komen we tot een heldere ESG-roadmap en actieplan, waar het bedrijf concreet mee aan de slag kan.”

Hoe ziet het proces eruit bij een kleinere kmo?

Norga: “Voor een kleine onderneming gaan we eerder focussen op een high level materialiteitsanalyse, de CO2-voetafdruk en een concreet actieplan. Om hun verhaal uit te dragen, maken we een brochure in plaats van een compleet duurzaamheidsrapport met alles erop en eraan.”

Komt er voor kmo’s op termijn ook een verplichte rapportering aan?

Norga: “Dat is toch de verwachting, al zal dat niet voor de eerste jaren zijn. Momenteel is die verplichte rapportering er enkel voor beursgenoteerde kmo’s. Voor alle andere kmo’s zijn er ook richtinggevende guidelines, die niet verplicht zijn maar wel een houvast bieden voor kmo’s die proactief willen rapporteren. Bedrijven die al over policies en actieplannen beschikken, kunnen kiezen voor de ‘narratieve’ benadering, die focust op een beschrijving van die info en een vijftal kritische KPI’s.”

“Ofwel kiezen ze voor de ‘business’ benadering, die vooral bedoeld is voor bedrijven die zich voorbereiden op een verkoop of investeerders willen aantrekken. Het rapport zal dan wat uitgebreider zijn en focussen op de ‘sustainable finance’ KPI’s, dat zijn de data die financiële marktspelers zelf moeten opnemen in het rapport dat ze jaarlijks moeten publiceren over hun investeringen. Ten slotte is er ook een basismodule voor micro-ondernemingen.”

Welk advies zou je geven aan kmo’s?

Norga: “Besef dat duurzaamheidsrapportage niet meer zal verdwijnen en dat je er vroeg of laat mee in aanraking komt. Het is dus verstandiger om het te omarmen dan zich er tegen te verzetten. Dat er veel voordelen aan vasthangen, is hopelijk al wel duidelijk. En er zijn genoeg manieren om het proces te schalen volgens je eigen mogelijkheden en middelen. Kmo’s die aan een sterke groei bezig zijn, moeten er ook rekening mee houden dat ze binnen een paar jaar wel CSRD-plichtig zullen zijn. Het is beter om zich daar al de jaren voordien op voor te bereiden.”